Ringkasan berikut menjadi acuan awal. Quotation, invoice, kwitansi, house rules, dan perjanjian tertulis final merupakan dokumen yang mengikat.
Booking & Pembayaran
Venue Only
- Booking fee Rp5.000.000.
- Tanggal terikat setelah pembayaran dan konfirmasi tertulis.
- Pelunasan sisa pembayaran maksimal H-14 sebelum acara.
Paket All-In
- Booking fee Rp5.000.000.
- Term I sebesar 30% setelah tanggal tersedia atau maksimal H-90.
- Term II sebesar 20% pada H-30.
- Pelunasan 50% maksimal H-14.
Rincian nilai dan perhitungan booking fee mengikuti invoice serta perjanjian pemesanan final.
01. Reservasi & Konfirmasi
- Ketersediaan tanggal bersifat dinamis. Tanggal belum terikat sebelum booking fee diterima dan konfirmasi tertulis atau kwitansi diterbitkan.
- Pemesan wajib memberikan data penanggung jawab, jenis acara, estimasi tamu, area, sesi, dan vendor yang digunakan.
- Pembayaran booking fee berarti Pemesan menerima quotation, ringkasan ketentuan ini, dan house rules venue.
02. Harga & Pembayaran
- Harga menggunakan Rupiah dan mengikuti quotation yang berlaku pada tanggal konfirmasi.
- Booking fee Rp5.000.000 dibayarkan di awal dan diperhitungkan sesuai rincian invoice final.
- Venue Only wajib lunas maksimal H-14. Paket All-In mengikuti Term I 30%, Term II 20%, dan pelunasan 50% sesuai jadwal.
- Kebutuhan di luar fasilitas paket, overtime, add-on, kerusakan, atau biaya pihak ketiga ditagihkan terpisah.
03. Pembatalan & Reschedule
- Booking fee tidak dapat dikembalikan karena tanggal dan sumber daya telah dialokasikan.
- Pembatalan oleh Pemesan mengikuti nilai pembayaran yang telah teralokasi kepada venue dan vendor sebagaimana tercantum pada perjanjian final.
- Permohonan pindah tanggal wajib diajukan tertulis selambat-lambatnya H-30, hanya satu kali, serta bergantung pada ketersediaan tanggal dan vendor.
- Reschedule, perubahan tahun, atau perubahan paket dapat mengikuti penyesuaian harga, selisih vendor, serta biaya yang sudah timbul.
- Pengalihan booking kepada pihak lain memerlukan persetujuan tertulis Jagarasa Venue.
04. Force Majeure
- Keadaan kahar meliputi bencana alam, kebakaran, cuaca ekstrem, wabah, pembatasan pemerintah, kerusuhan, gangguan utilitas besar, atau kondisi lain di luar kendali wajar para pihak.
- Solusi diprioritaskan melalui penjadwalan ulang, kredit, perubahan skala, atau penyelesaian lain dengan itikad baik, dengan memperhitungkan biaya yang sudah terjadi dan ketersediaan.
- Jika acara tidak terlaksana karena kelalaian Jagarasa Venue, penyelesaian mengikuti perjanjian final dan bukti pembayaran yang sah.
05. Survey & Technical Meeting
- Survey dan technical meeting dilakukan dengan janji temu. Minimal satu kali technical meeting dianjurkan paling lambat H-14.
- Rundown, layout, kebutuhan listrik, daftar vendor, loading, parkir, backup cuaca, dan PIC lapangan dikunci dalam notulen atau persetujuan tertulis.
- Perubahan setelah technical meeting harus memperoleh persetujuan dan dapat menimbulkan biaya tambahan.
06. Akses, Loading & Overtime
- Akses vendor, loading-in, acara, dan loading-out mengikuti slot yang disetujui. Area wajib clear sebelum batas waktu berakhir.
- Keterlambatan tidak memperpanjang sesi. Overtime hanya dapat dilakukan bila tersedia dan dikenakan tarif pada quotation terbaru.
- Barang tidak dapat dititipkan sebelum atau sesudah slot tanpa persetujuan tertulis.
07. Vendor & Deliverables
- Venue Only menggunakan Catering Jagarasa dan Ligar Decoration; take-out dikenakan sesuai pricelist. Vendor lain wajib didaftarkan dan mematuhi house rules.
- Pemesan bertanggung jawab memastikan semua vendor, panitia, keluarga, dan tamu menaati ketentuan venue.
- Final pax, menu, desain, dan layanan vendor mengikuti batas waktu pada quotation masing-masing.
- Vendor wajib memiliki PIC, menjaga kebersihan, mengamankan kabel/peralatan, dan mengeluarkan seluruh barang pada waktu loading-out.
08. Keselamatan & Perawatan Venue
- Dilarang memaku, mengebor, mengecat, atau memakai perekat yang merusak kaca, kayu, lantai, dinding, furnitur, taman, dan fasilitas venue.
- Api terbuka, kembang api, pyrotechnic, smoke/fog, alat berdaya tinggi, atau aktivitas berisiko hanya diperbolehkan dengan izin tertulis dan pengamanan memadai.
- Merokok hanya di area yang ditentukan. Senjata, narkotika, tindakan melanggar hukum, dan gangguan terhadap lingkungan sekitar dilarang.
- Kerusakan, kehilangan, pembersihan khusus, atau pelanggaran oleh tamu/vendor menjadi tanggung jawab Pemesan dan dapat ditagihkan.
09. Outdoor, Pool & Guest House
- Acara outdoor wajib memiliki backup plan. Perubahan karena hujan atau cuaca tidak otomatis menjadi dasar refund.
- Aktivitas di dalam kolam memerlukan persetujuan tertulis. Anak-anak wajib berada dalam pengawasan orang dewasa.
- Pemakaian Guest House mengikuti area/paket, kapasitas, serta waktu check-in dan check-out pada quotation. Kunci dan inventaris wajib dikembalikan.
10. Kapasitas, Parkir & Tanggung Jawab
- Jumlah tamu tidak boleh melampaui kapasitas area. Tim venue dapat menghentikan aktivitas yang dinilai tidak aman atau melanggar aturan.
- Kapasitas parkir bukan jaminan ruang untuk setiap kendaraan. Pengaturan lalu lintas, parkir luar, dan perizinan tambahan mengikuti kebutuhan acara.
- Venue tidak bertanggung jawab atas barang pribadi, kendaraan, atau barang vendor yang hilang/tertinggal, kecuali terbukti akibat kelalaian venue.
Catatan Penting
- H-14: technical meeting dan final layout.
- H-7: final pax, menu, dan kebutuhan layanan.
- Daftar vendor, PIC, daya listrik, dan kendaraan harus terdata.
- Area wajib clear sesuai batas loading-out.
House rules final, denah, akses loading, dan keputusan keselamatan pada hari acara tetap mengikuti arahan PIC Jagarasa Venue.